E-Rechnung - Wie es funktioniert und was es zu beachten gilt

Hier wollen wir Ihnen kurz erläutern, was es mit der Funktion der E-Rechnung auf sich hat.
 

Wie funktionert das mit der E-Rechnung in Meine Faktura:

Für Sie als Anwender möchten wir Ihnen die Erstellung von E-Rechnungen so einfach und unkompliziert wie nur möglich gestalten. Das Programm erkennt automatisch anhand der vorhandenen Kundendaten, in welchem Format die E-Rechnung erstellt werden muss. Prüfen Sie bitte stets, ob die Kundendaten noch aktuell und alle erforderlichen Daten angegeben sind.
Sie erfassen wie gehabt Ihre Rechnung und speichern diese ab. Anschließend verschicken Sie die Rechnung per Email an den Kunden. Dazu nutzen Sie aber unbedingt die automatisch generierte Datei (Rechnung), diese und auch alle älteren Rechnungen finden Sie grundsätzlich auch im Dokumenten-Ordner Ihres Windows-Systems nach Jahr/Monat/Tag sortiert (Dokumente/ITTMSoft_Faktura/Rechnung_202#/...). Ein Ausdrucken und erneutes Einscannen ist NICHT erforderlich und entspricht auch nicht den Vorgaben der E-Rechnung und der GoBD. Sämtliche Rechnungen werden zudem automatisch IM Programm nochmals gesichert / archiviert.

Was muss ich beim Rechnung schreiben beachten:

Achten Sie darauf, dass die Kundendaten alle korrekt sind. Ansonsten schreiben Sie Ihre Rechnungen wie gehabt über die Rechnungsmaske.

Welche Anforderungen hat eine E-Rechnung:

Eine E-Rechnung muss aus minestens einer speziellen xml-Datei bestehen, die maschinell ausgelesen werden kann. Diese xml-Datei kann in einer pdf (optische Ausgabe für den Anwender - so wie Sie es kennen) eingebunden oder auch separat versendet werden. Meine Faktura erstellt eine xml-Datei UND eine pdf-Datei MIT eingebundener xml-Datei (factur-x.xml). Im Emailversand werden dann beide Dateien verschickt - pdf-Rechnung mit eingebundener factur-x.xml & zusätzlich die factur-x.xml separat

Welche Daten von mir / uns sind unerlässlich - diese Daten tragen Sie ggf. in den Grunddaten nach:

- komplette Anschrift
- Kontaktdaten
- Steuernummer oder USt-ID

Welche Kundendaten sind unerlässlich:

allgemein: Rechnungsempfänger Anschrift
für den Versand: E-Mailadresse des Empfängers
Für eine E-Rechnung an Behörden gelten folgende Mindestangaben: Steuernummer oder USt-ID, Leitweg ID, Kontaktdaten
Für eine E-Rechnung an Unternehmen ohne Leitweg-ID benötigen Sie folgende Daten: USt-ID oder Steuernummer des Empfängers, Kontaktdaten (Telefon, Email)

Wie kann ich E-Rechnungen empfangen und auswerten:

Wir stellen Ihnen in "Meine Faktura" eine Funktion für den Empfang von E-Rechnungen bereit. Damit werden Sie in der Lage sein, E-Rechnungen, die nur im xml-Format kommen, auszulesen und auszuwerten. Zusätzlich können Sie diese Rechnungen über die Software dann direkt an Ihren Steuerberater schicken und dort weiterverarbeiten lassen.

Daran erkennen Sie eine E-Rechnung:

Öffnen Sie die/eine Rechnung mit dem kostenlosen Adobe Reader. Dann klicken Sie rechts auf die Büroklammer.
Dort befindet sich dann ein Anhang im XML Format - hier die ZUGFeRD_invoice.xml
Dies ist die E-Rechnung, die Sie u.U. auch separat erhalten können - für die Auswertung solch einer Datei können Sie das Rechnungseingangs- bzw. Kassenbuch in Meine Faktura verwenden.

Wie versende ich eine E-Rechnung

Da die E-Rechnung in der pdf-Datei eingebettet ist, müssen Sie die vom Programm erzeugte Rechnung ungeändert an Ihren Kunden per Email versenden. Das können Sie aus dem Programm heraus via Email-Funktion und auch direkt per Outlook. Andernfalls finden Sie jede Rechnung, die das Programm erstellt in folgendem Ordner: 

Das ist das ganze Geheimnis der E-Rechnung

So sehen Sie die normal erstellte Rechnung im pdf-Reader (hier der kostenlose Adobe Reader)



Klicken Sie rechts auf das Büroklammer-Symbol, dort öffnet sich der Anhang - hier die E-Rechnung im ZUGFeRD Format.
Dieser Anhang ist die so genannte E-Rechnung, die mit der pdf-Datei an ihren Empfänger per Email verschickt wird


Wenn Sie diese E-Rechnung einmal betrachten möchten, klicken Sie den Anhang mit der rechten Maustaste an und dann auf "öffnen" (oder speichern)
So sieht am Ende die eigentliche E-Rechnung aus (dies ist eine für Maschinen auslesbare xml Datei):


E-Rechnungen können (und dürfen) in beiden Formaten verschickt werden, entweder als pdf mit dem benannten Anhang oder auch einzeln nur die xml Datei (hier ZUGFeRD-invoice.xml)


In Meine Faktura können Sie im Kassenbuch und im Rechnungseingangsbuch auch E-Rechnungen im pdf sowohl auch nur als xml Format einlesen und auswerten:
Hier wird Ihnen, wenn die E-Rechnung Bankdaten vom Aussteller enthält, auch gleich ein QR-Code generiert, womit Sie auf schnellstem Wege die Rechnung per Banking-App bezahlen können.